תכנית עבודה שנתית – למה זה חשוב?

לפני שבועיים פלוס מינוס פגשתי את גיל, גיל בעליה של חברה קטנה ומשפחתית בתחום המחשבים. על כוס קפה שחור ניהלנו שיחה על העסק, אני שאלתי שאלות וגיל ניסה להתחמק. "תכל'ס, הכל בסדר" חייך.

"אם הכל בסדר אז למה אני כאן" שאלתי.

גיל שתק לכמה רגעים, אולי מנסה לנסח עוד תשובה מתחמקת ואז אמר "עניין אותי לשמוע מה חושב איש מקצוע על העסק שלנו".

"ומה אתה חושב" השבתי לו.

"אין תלונות, נכון היה יכול להיות יותר טוב, אבל אתה יודע איך זה..."

"לא אני לא" עניתי בחיוך

"מתגלגלים" ענה.

"גם כדורים מתגלגלים" אמרתי ברצינות, אבל אם רוצים שיגיעו לשער, צריך לכוון. לא?"

עסקים ולא משנה איזה עסקים, גדולים או קטנים, עוסקים פטורים או עוסקים מורשים, שותפויות או חברות בע"מ, לכולם מכנה משותף אחד, הכנסות ורווחים כספיים. רוב העסקים מציעים שירותים או מוצרים חשובים ומבוקשים, מציעים שירות ומקצועיות, ידע וניסיון. ועסקים הרי לא מקימים סתם ככה.

ועדיין רוב בעלי העסקים מעדיפים להתנהל בדיוק כמו גיל ולהתגלגל.

אין תוכנית סדורה, אין מטרות, אין החלטות חד משמעיות, אין יעדים כספיים ברורים, אין בהירות ודיוק לגבי הצרכים השונים. מתגלגלים....

אז הנה התחילה עוד שנה עסקית וזו הזדמנות לעצור ולתכנן, לבנות נכון את השנה הזו, לתכנן, להחליט ולבצע.

לכן, בחרתי לכתוב טיפים שיעזרו לכם לתכנן נכון את השנה

כשבונים תכנית עסקית, מומלץ לשים לב לדברים הבאים:

• אילו פעולות לעשות – עלינו להגדיר באופן מפורט את הפעולות שאנחנו רוצים לבצע בכל תחום שבחרנו, את השלבים השונים בכל פעולה, את הצרכים הנדרשים לביצוען, ואת העלויות הכרוכות בכך.
• מה הם סדרי העדיפויות שלי – חשוב מאוד לבדוק את האפשרויות השונות, לתעדף אותן בהתאם לסדר העדיפות האישי שלנו לסדר העדיפות העסקי של העסק שלנו. ישנם דברים שאפשר ונכון לעשות במקביל וישנם אחרים שמומלץ לעשות אותם בתשומת לב מלאה ורק לאחר השלמתם לעבור לתחום הבא.
• מי הם הלקוחות שלי – נשמע מובן מאליו, זהו, ממש לא. חשוב לבדוק מיהם הלקוחות שלנו, להגדיר אותם באופן מדוייק, לאפיין אותם. ככל שניטיב לאפיין את הלקוחות שלנו כך נוכל לדייק את את פעולות השיווק שלנו.
• אילו שירותים אני רוצה לתת – מומלץ לבחון אילו שירותים אנחנו רוצים להעניק ואילו שירותים לא. האם אנחנו רוצים להוסיף שירותים מסויימים והאם להפסיק להציע שירותים אחרים.
•  על מה אני מתחייב לעצמי – כל תכנית תלויה במידת המחוייבות שלנו לעסק שלנו, כלומר לעצמנו. כדאי שנבדוק ונקבל החלטה מול עצמנו על מידת המחוייבות שלנו לעסק. כמה זמן, אנרגיה, מחשבה, לימוד וכסף אנחנו רוצים להשקיע בעסק.
• איך אני מבקר את עצמי – אם לא נבקר את עצמנו לא נדע אם טעינו, לא נזהה שלא עשינו את מה שתתכנו, לא נבחין בתמרורי אזהרה בדרך ויש מצב שנמצא את עצמנו ביעד אחר מזה שרצינו להגיע אליו.
• כמה אני רוצה להרוויח – כן, זו לא בושה לדבר על כסף, להיפך. אנחנו רוצים להרוויח, הרי לשם כך הקמנו עסק. חשוב מאד לתרגם את הרצון הזה למספר מוחשי, מספר שמשקף את הרצונות שלנו, לא דימיוני, ריאלי. אבל מספר שמשקף שינוי חיובי ומשמעותי.
• מה התקציב שלי – חשוב שנבדוק את המשמעויות הכספיות של התכנית שלנו, נבדוק את העלויות הצפויות, נגדיר את ההכנסות שאנחנו רוצים להכניס ונוודא שהמסגרת הכספית מאוזנת וריאלית.
• איך אני מתכוון לשווק – כל הנ"ל ללא בניית אסטרטגיית שיווק עקבית, סיסטמתית ארוכת טווח מן הסתם לא כל כך יעבוד. לצורך בניית תכנית שיווק ניתן להיעזר במידע רב הנמצא באינטרנט ובמידת הצורך מומלץ לפנות ליועץ שיווק שינחה אתכם ויבנה ביחד איתכם את התכנית המתאימה לעסק שלכם.
• האם אני צריך להתייעל – שאלה חשובה!!! חלק מתכנית עסקית חייב לבטא בחינה עצמית של הפעולות והתוצאות העסקיות שלנו. לכן, חשוב ללכת אחורה על ציר הזמן, לבחון את העסק שלנו, לבדוק את היקפי העלויות, את מחזור ההכנסות, את שעות העבודה המושקעות בעסק, את שעות העבודה בהן אנחנו נותנים או מוכרים את השירות או המוצר שלנו. לבדוק ולבחון עד כמה אנחנו יעילים.
• האם אני רוצה להעשיר את הידע המקצועי שלי – ידע הוא כוח, העשרת הידע שלנו היא פעולה חשובה גם בהקשר של ידע מקצועי הקשור ישירות לתחום העיסוק שלנו גם בהקשר לידע עסקי כללי.
• לוחות זמנים – תכנית עסקית חייבת להיות מתורגמת ללוח זמנים אופרטיבי ביומן העבודה שלכם. בלי תאריכי יעד, בלי מועדים מוגדרים לביצוע הפעולות השונות התכנית שלנו תישאר על הנייר.
• איך אני שומר על החיים האישיים שלי – אני מאמין שאיזון בחיים שלנו הוא אלמנט חשוב ובוודאי כאשר אנחנו מנהלים עסק. כשאני מדבר על איזון אני מדבר על חלוקה נכונה של הזמן שעומד לרשותנו, לעבודה, לבית, לזוגיות, לילדים, לתחביבים, לתזונה, לבריאות ולחברים. אם לא נעשה זאת, בקלות רבה נמצא את עצמנו משקיעים יותר ויותר זמן בעסק ופחות ופחות בחיים שלנו מחוץ לעסק.
• האם אני נהנה ממה שאני עושה – כן, בדיוק ככה. אל תתכננו לעשות דברים שאתם לא אוהבים ולא נהנים מהם. חומוס הרי עושים באהבה או לא עושים בכלל וכך האמור גם לגבי העסק שלנו.
• ליצור בהירות ודיוק  - להבין בדיוק מה אנחנו רוצים, לכתוב ולא לחשוב, להיות מפורטים.
• מה מתאים לי באמת - מה אנחנו רוצים / לא רוצים, מה אנחנו אוהבים / לא אוהבים, מה עבד לנו בעבר / לא עבד בעבר, לשחרר – האם אנחנו מוכנים לשחרר דברים שלא עבדו / לא התאימו לנו.

מטרת העל

מטרת העל שלנו היא להגדיל את הריווחיות, להכניס יותר כסף, לכן ראשית נגדיר את יעדי המשנה שלנו. יעדי המשנה, הם תחומים שונים הנוגעים לפעילות העסקית, ששינוי חיובי בכל אחד מהם בנפרד ובכולם ביחד יכול לתרום לשינוי משמעותי בהכנסות ולגידול ברווחים.

יעדי משנה לדוג'

• הגדלת ריווחיות
• הגדלת מספר לקוחות
• דיוק בתמהיל הלקוחות
• העלאת מחירים
• דיוק בתמהיל השירותים / מוצרים
• התייעלות בשעות העבודה
• פיתוח עסקי של מוצרים / שירותים נוספים
• קהל יעד חדש
• האם אני רוצה לפתח שת"פ

אחרי שהגדרנו את יעדי המשנה שלנו, עלינו לבנות תכנית עסקית התפורה לעסק שלנו ומתאימה לנו, לא תכנית של עסק אחר ולא תכנית שאנחנו חושבים שאולי תתאים לנו.

שלבי העבודה:

איסוף נתונים:

• מה היה היעד בשנה שעברה?
• בפועל, האם עמדנו ביעד הזה – לאן הגענו?
• מה קרה בשנים האחרונות?
• מה יחס ההכנסות / הוצאות שלנו
• מה קורה בעסק שלנו עונתית / מחזורית
• כמה העסק שלנו מבוסס - מדד היציבות של העסק שלנו

מה מספרים המיספרים?

• הכנסות - הכנסות קבועות, הכנסות משתנות
• הוצאות - הוצאות קבועות, הוצאות משתנות, כמות לקוחות – גידול / יציבות / קיטון
• כמות עבודות / הזמנות – גידול / יציבות / קיטון
• היקף עבודות – גידול / יציבות / קיטון
• תמהיל העבודות שלנו – כמה עבודות מכל סוג
• בלתמי"ם 
•  מה תכננו ומה קרה, מה לא קרה, מה קרה ולא היה מתוכנן
• בלת"מ חיובי / שלילי - האם היו, מה היה וכמה היה.
• מה המציאות אומרת לנו

תכנון:

• בניית דרך פעולה נכונה להשגת היעד שאותו אני מציב לעצמי – הטווית הפעולות הנדרשות באופן מפורט ומסודר כדי להגיע לכל יעד משנה שהצבנו לעצמנו.

בקרה:

• קביעת תחנות עצירה בדרך כדי לוודא :
• לאן רצינו להגיע ולאן הגענו
• מה עשינו ממה שקיבלנו על עצמנו
• מה לא עשינו
• מה עבד לנו ומה לא עבד לנו
• האם אנחנו ממשיך לאותו היעד
• הגדרת יעד חדש
• מסקנות אישיות
• מסקנות עיסקיות

וגיל?

גיל ואני בנינו תכנית עסקית לשנת 2018, ישבנו עליה ביחד, חפרנו, כתבנו, דייקנו, התווכחנו, צחקנו, מחקנו, כתבנו שוב והתכנית, היא כבר יוצאת לדרך.

בהצלחה!

דן כהן - מאמן אישי ומנטור עסקי

http://www.2c2b.co.il/

העסק שלנו - קשה לבנות קל להרוס

כמעט שלוש שנים, אינספור דיונים ופגישות, מאות פועלים, מהנדסים, יועצים, טונות של חומרים ועוד ועוד ובניין המגורים נמסר לדייריו. ובינתיים, בצידו השני של הרחוב, נדרשו שבוע בדיוק, שני טרקטורים, 3 משאיות וגג 10 פועלים להרוס בניין אחר. 

ככה זה בעולמנו, לבנות משהו, כמעט כל דבר, לוקח זמן, לפעמים הרבה מאד זמן, השקעה, מרץ, סבלנות, כסף, פעולות שונות ועוד ועוד. ולהרוס זה פשוט, הרבה יותר פשוט.

ואם בבנייה והריסה עסקינן, כדאי שניתן את תשומת הלב שלנו לשם שלנו כבעלי עסק, לדבר שאמור להיות הכי יקר לנו - לבנות את השם שלנו כבעלי עסק מקצוענים, מנוסים, איכותיים וכאלו שיודעים היטב את מלאכתם לוקח זמן, הרבה מאד זמן בעוד שלהרוס אותו אפשר לפעמים גם בדקה אחת של חוסר תשומת לב או במשפט שלא ממש במקום.

שוב ושוב אני פוגש בעלי עסקים שהשקיעו - בפייסבוק, באתר שלהם, בשלל פעולות השיווק שהם עושים כמו נטוורקינג, בגרפיקה, במיתוג, השקיעו מתוך כוונה מאד חיובית לבנות את עצמם, להפוך לבעלי שם, כאלו שהלקוחות ירצו להגיע אליהם, שיחפשו אותם, שיבחרו בהם.

ואז, אותם בעלי עסק שוכחים "כמה קל להרוס".

אז איך אפשר להרוס? הנה כמה דוגמאות מהשבוע האחרון:

• בעל עסק יצא לחו"ל ל-10 ימים, אולי בגלל לחץ העבודה לפני הנסיעה ואולי בגלל ההכנות לנסיעה "שכח" לעדכן את לקוחותיו שהעסק יהיה סגור. והלקוחות, הם המשיכו להגיע, נסעו במיוחד, מצאו מקום חניה, צעדו בשמש הקופחת רק כדי לגלות עסק סגור. איך אמר לי אחד הלקוחות שפגש אותי במדרגות - "לכאן אני לא חוזר".
• בעל עסק אחר החליט לפני כמה חודשים להעביר את חייו לפייסבוק, בבוקר, בצהריים, בערב, בערב שישי, בשבת בבוקר, פעם ביום לפעמים פעמיים הוא מעלה פוסטים, מגיב, מלייק, משוטט. איך אמר לי אחד מחבריו בפייסבוק שהוא גם לקוח שלי, "אין לו עבודה? מה הוא עושה כל היום? עושה לי רושם שהוא משועמם, שאין לו עבודה".
• בעלת עסק שרק יצאה לעצמאות לקחה חלק במפגש עסקי כדי לקדם את העסק שלה, אך לאורך כל המפגש היתה מאד עסוקה, עסוקה בטלפון, בוואטסאפ, בפייסבוק, בגוגל ולקינוח גם בשליחת מיילים חשובים. הגוף שלה היה במפגש אבל היא, היא היתה בכל דבר אחר ורק לא במפגש כאילו אומרת לאחרים - משעמם לי, אתם מיותרים לי, אין לי סבלנות בשבילכם...
• ועוד בעלת עסק ותיקה יותר, היא הגדילה לעשות, כן גם היא היתה בחופש, והיא דווקא זכרה לעדכן את לקוחותיה לפני הנסיעה ואף טרחה והקליטה הודעה במענה הקולי שהיא בחופשה, ושתחזור לכל מי שהשאיר את פרטיו ברגע שתחזור. הבטיחה אבל חזרה שזופה ומאושרת מהחופשה ולחזור לעשרות משאירי ההודעות שכחה.

לא חסרות דוגמאות אבל הלקח ברור, חוסר תשומת לב ומחשבה יכולים לחסוך הרבה עוגמת נפש ולהרוס בקלות את מה שבנינו בעמל רב.

ולהיפך, תשומת לב, עירנות, תכנון ומחשבה יעשו בדיוק את ההיפך, ישמרו, יחזקו ויעצימו את השם שבנינו.

קשה לבנות - קל להרוס.

תחשבו על זה!

דן כהן - מאמן אישי ומנטור עסקי

                        

www.2c2b.co.il

לקוחות או לא להיות

מפרסמים, משווקים, מחפשים, מנסחים מסרים, ממתגים, משקיעים.... הכל כדי להגיע לעוד לקוחות פוטנציאליים, לקוחות פוטנציאליים שאנו רוצים להפוך ללקוחות שלנו.

לא, אני ממש לא נגד שיווק ובטח לא נגד בניית אסטרטגיית שיווק שתגיע לקהלים שאנחנו מכוונים אליהם, תגיע, תיגע ותניע אותם לכיוון שלנו.

אבל וזה אבל ממש לא קטן, האם בדרך אנחנו זוכרים את הלקוחות שלנו, האם אנחנו מקדישים תשומת לב, מחשבה, תכנון, יוזמה וזמן, הרבה זמן, בלקוחות שלנו?

מסתבר שלא, לא, לא את או אתה באופן ספציפי, אתם בוודאי עושים זאת ועושים זאת היטב.

אני פוגש בעלי עסקים רבים, קטנים, גדולים או בינוניים, בעלי עסקים ששכחו מהלקוחות שלהם. הם בנו אסטרטגיה, הם משקיעים בשיווק, הם עושים ועושים רק כדי להגיע לעוד ועוד לקוחות פוטנציאליים, בונים את השרות או המותג שלהם. הם לעולם לא השקיעו בלקוחות שלהם, או שהשקיעו בהתחלה אבל מזמן כבר שכחו להמשיך להשקיע בהם.

והנה חלק מהסיבות ששמעתי:

• "הלקוח היה לקוח חד פעמי בשביל מה שאשקיע בו"
• "אין לי כוח להשקיע בלקוחות המעצבנים שלי"
• "הלקוח כבר לא צריך את השירותים שלי"
• "אין טעם להשקיע הרי בלאו הכי הלקוחות שלי יחזרו אליי"
• "יותר קל להשקיע בלקוחות חדשים מאשר בלקוחות ותיקים"
• "מי שרוצה אותי יודע איפה למצוא אותי"

אוסף מגוון של תירוצים וסיבות שרחוק מלהיות רלוונטי!

נתחיל מהסוף, לקוח הוא לקוח הוא לקוח. היה ותמיד יהיה.

• לקוח שעבד איתנו, לקוח שקנה מאיתנו שירות או מוצר מכיר אותנו היטב, מודע ליכולת המקצועית שלנו, לרמת השירות שלנו, לטיב השירות, ליכולת שלנו לספק לו את השירות בצורה הטובה ביותר. 
• מעבר לזה, לקוח כזה מכיר אותנו אישית, הוא לא רכש מאיתנו איזה מוצר באמצעות האינטרנט, הוא פגש אותנו, היתה לו אינטראקציה איתנו. ההיכרות הזו היא החלק הכי חשוב בקשר עם הלקוח, העיקר בגלל שהקשר האישי בינינו ובין הלקוחות שלנו מאפשר לנו לחדד ולתת ביטוי מובהק ומדויק לייחוד שלנו, למה שמבדל אותנו מהמתחרים שלנו - אנחנו.
• הרבה יותר קל לשמור על לקוח שקנה מאיתנו שירות מאשר למצוא לקוח חדש, הרי אנחנו מכירים אותו והוא הרי מכיר אותנו. ההיכרות הזו היא הדלת לכל מהלך שמטרתו חיזוק ושימור הקשר עם הלקוחות שלנו. 
• שיווק הידוע כפעולה לטווח ארוך מטרתו לגרום ללקוחות פוטנציאליים להכיר בבידול ובייחוד שלנו, להבין למה כדאי לרכוש שירות או מוצר מאיתנו ובעת הצורך להפוך ללקוחות שלנו, הפעולה הזו עשויה לקחת זמן, לעתים הרבה מאד זמן. מנגד הלקוחות שלנו הם כבר שלנו, אנחנו לא צריכים לשכנע אותם להגיע כי הם כבר הגיעו, אנחנו רק צריכים להשקיע בכך שיישארו.
• "הפתעה" - לקוחות לא בהכרח חוזרים, האמונה העיוורת שלקוח שלנו תמיד יחזור אלינו היא אמונה מוטעית ומשוללת כל בסיס עובדתי. לקוחות נחשפים מידי יום לנותני שירות מתחרים, הם מקבלים המלצות, הם שומעים חוות דעת, הם גולשים וקוראים. אחרים משנים את מקום המגורים שלהם, מחליפים מקצוע, מתחתנים או מתגרשים, נוסעים או חוזרים. מציאות החיים היא דינמית, שום דבר אבל שום דבר לא מונח בכיס שלנו. בהקשר זה מספיק אם תשאלו את עצמכם האם אתם חזרתם באופן עיוור לחנות, לעסק, לנותן שירות? התשובה שלי היא לאו מוחלט ושלכם?
• לקוחות חד פעמיים - שמעתי ואני שומע את המושג הזה הרבה, גם אם אנחנו לא מוכרים חלב, דלק או סיגריות זה לא אומר שלקוח בהכרח לא יחזור אלינו. לקוחות רבים יעדיפו לחזור לעסק שרכשו ממנו שירות או מוצר בכפוף לאיכות המוצר או השירות כמובן. ישנם לקוחות שייסעו מעיר לעיר אחרת רק כדי להגיע לעסק מסויים שעליו הם סומכים. 
• ייתכן שהלקוח כבר לא צריך את השירות שלנו ולעולם לא יזדקק לו שוב, אך זה עדיין לא אומר שכלקוח הוא לא יכול להיות שגריר שלנו. אם נשמור ונשמר את הקשר איתו, אם נפעל נכון נשאר אצלו בתודעה. ואותו הלקוח גם אם לעולם לא יחזור אלינו יוכל להמליץ עלינו, יוכל להיות איש השיווק והמכירות שלנו בשטח, אותו אחד שמדבר ומעביר באופן ויראלי את המידע הכל כך חשוב עלינו ועל העסק שלנו, 
• שאלתם פעם את עצמכם איך אתם הייתם רוצים שיתייחסו אליכם כלקוחות, מה לכם עושה הרגשה טובה, מה גורם לכם לחזור לאותו העסק ולהיות לקוח שלו לאורך זמן. אני בטוח שיש מגוון רחב של תשובות, כולן אגב נכונות, כולן אומרות דבר אחד ברור - לשמור על הלקוחות שלנו זו החובה שלנו!

נכון, ישנן פעולות שנצטרך לעשות כדי לשמור על הלקוחות שלנו, צריך לתכנן, צריך לחשוב, צריך להשקיע זמן וגם כסף. אני לא אומר שזה קל או פשוט, אבל אלו פעולות ששכרן הגדול בצידן. 

עסק שמשכיל לבנות, לשמור ולחזק את הקשר עם הלקוחות שלו הוא עסק ששומר על היסודות שלו, עסק שלא רואה אותם כמובן מאליו, עסק שלא שוכח מאיפה הוא בא, עסק שמעריך, מוקיר ומודה ללקוחות שלו הלקוחות שלו מעריכים, מוקירים ומודים לו.

תצליחו!

דן כהן - מאמן אישי ומנטור עסקי

                        

www.2c2b.co.il