יום רביעי, 17 בינואר 2018

תכנית עבודה שנתית – למה זה חשוב?


לפני שבועיים פלוס מינוס פגשתי את גיל, גיל בעליה של חברה קטנה ומשפחתית בתחום המחשבים. על כוס קפה שחור ניהלנו שיחה על העסק, אני שאלתי שאלות וגיל ניסה להתחמק. "תכל'ס, הכל בסדר" חייך.
"אם הכל בסדר אז למה אני כאן" שאלתי.

גיל שתק לכמה רגעים, אולי מנסה לנסח עוד תשובה מתחמקת ואז אמר "עניין אותי לשמוע מה חושב איש מקצוע על העסק שלנו".

"ומה אתה חושב" השבתי לו.

"אין תלונות, נכון היה יכול להיות יותר טוב, אבל אתה יודע איך זה..."

"לא אני לא" עניתי בחיוך

"מתגלגלים" ענה.

"גם כדורים מתגלגלים" אמרתי ברצינות, אבל אם רוצים שיגיעו לשער, צריך לכוון. לא?"

עסקים ולא משנה איזה עסקים, גדולים או קטנים, עוסקים פטורים או עוסקים מורשים, שותפויות או חברות בע"מ, לכולם מכנה משותף אחד, הכנסות ורווחים כספיים. רוב העסקים מציעים שירותים או מוצרים חשובים ומבוקשים, מציעים שירות ומקצועיות, ידע וניסיון. ועסקים הרי לא מקימים סתם ככה.

ועדיין רוב בעלי העסקים מעדיפים להתנהל בדיוק כמו גיל ולהתגלגל.

אין תוכנית סדורה, אין מטרות, אין החלטות חד משמעיות, אין יעדים כספיים ברורים, אין בהירות ודיוק לגבי הצרכים השונים. מתגלגלים....

אז הנה התחילה עוד שנה עסקית וזו הזדמנות לעצור ולתכנן, לבנות נכון את השנה הזו, לתכנן, להחליט ולבצע.


לכן, בחרתי לכתוב טיפים שיעזרו לכם לתכנן נכון את השנה

כשבונים תכנית עסקית, מומלץ לשים לב לדברים הבאים:

  • אילו פעולות לעשות – עלינו להגדיר באופן מפורט את הפעולות שאנחנו רוצים לבצע בכל תחום שבחרנו, את השלבים השונים בכל פעולה, את הצרכים הנדרשים לביצוען, ואת העלויות הכרוכות בכך.
  • מה הם סדרי העדיפויות שלי – חשוב מאוד לבדוק את האפשרויות השונות, לתעדף אותן בהתאם לסדר העדיפות האישי שלנו לסדר העדיפות העסקי של העסק שלנו. ישנם דברים שאפשר ונכון לעשות במקביל וישנם אחרים שמומלץ לעשות אותם בתשומת לב מלאה ורק לאחר השלמתם לעבור לתחום הבא.
  • מי הם הלקוחות שלי – נשמע מובן מאליו, זהו, ממש לא. חשוב לבדוק מיהם הלקוחות שלנו, להגדיר אותם באופן מדוייק, לאפיין אותם. ככל שניטיב לאפיין את הלקוחות שלנו כך נוכל לדייק את את פעולות השיווק שלנו.
  • אילו שירותים אני רוצה לתת – מומלץ לבחון אילו שירותים אנחנו רוצים להעניק ואילו שירותים לא. האם אנחנו רוצים להוסיף שירותים מסויימים והאם להפסיק להציע שירותים אחרים.
  •  על מה אני מתחייב לעצמי – כל תכנית תלויה במידת המחוייבות שלנו לעסק שלנו, כלומר לעצמנו. כדאי שנבדוק ונקבל החלטה מול עצמנו על מידת המחוייבות שלנו לעסק. כמה זמן, אנרגיה, מחשבה, לימוד וכסף אנחנו רוצים להשקיע בעסק.
  • איך אני מבקר את עצמי – אם לא נבקר את עצמנו לא נדע אם טעינו, לא נזהה שלא עשינו את מה שתתכנו, לא נבחין בתמרורי אזהרה בדרך ויש מצב שנמצא את עצמנו ביעד אחר מזה שרצינו להגיע אליו.
  • כמה אני רוצה להרוויח – כן, זו לא בושה לדבר על כסף, להיפך. אנחנו רוצים להרוויח, הרי לשם כך הקמנו עסק. חשוב מאד לתרגם את הרצון הזה למספר מוחשי, מספר שמשקף את הרצונות שלנו, לא דימיוני, ריאלי. אבל מספר שמשקף שינוי חיובי ומשמעותי.
  • מה התקציב שלי – חשוב שנבדוק את המשמעויות הכספיות של התכנית שלנו, נבדוק את העלויות הצפויות, נגדיר את ההכנסות שאנחנו רוצים להכניס ונוודא שהמסגרת הכספית מאוזנת וריאלית.
  • איך אני מתכוון לשווק – כל הנ"ל ללא בניית אסטרטגיית שיווק עקבית, סיסטמתית ארוכת טווח מן הסתם לא כל כך יעבוד. לצורך בניית תכנית שיווק ניתן להיעזר במידע רב הנמצא באינטרנט ובמידת הצורך מומלץ לפנות ליועץ שיווק שינחה אתכם ויבנה ביחד איתכם את התכנית המתאימה לעסק שלכם.
  • האם אני צריך להתייעל – שאלה חשובה!!! חלק מתכנית עסקית חייב לבטא בחינה עצמית של הפעולות והתוצאות העסקיות שלנו. לכן, חשוב ללכת אחורה על ציר הזמן, לבחון את העסק שלנו, לבדוק את היקפי העלויות, את מחזור ההכנסות, את שעות העבודה המושקעות בעסק, את שעות העבודה בהן אנחנו נותנים או מוכרים את השירות או המוצר שלנו. לבדוק ולבחון עד כמה אנחנו יעילים.
  • האם אני רוצה להעשיר את הידע המקצועי שלי – ידע הוא כוח, העשרת הידע שלנו היא פעולה חשובה גם בהקשר של ידע מקצועי הקשור ישירות לתחום העיסוק שלנו גם בהקשר לידע עסקי כללי.
  • לוחות זמנים – תכנית עסקית חייבת להיות מתורגמת ללוח זמנים אופרטיבי ביומן העבודה שלכם. בלי תאריכי יעד, בלי מועדים מוגדרים לביצוע הפעולות השונות התכנית שלנו תישאר על הנייר.
  • איך אני שומר על החיים האישיים שלי – אני מאמין שאיזון בחיים שלנו הוא אלמנט חשוב ובוודאי כאשר אנחנו מנהלים עסק. כשאני מדבר על איזון אני מדבר על חלוקה נכונה של הזמן שעומד לרשותנו, לעבודה, לבית, לזוגיות, לילדים, לתחביבים, לתזונה, לבריאות ולחברים. אם לא נעשה זאת, בקלות רבה נמצא את עצמנו משקיעים יותר ויותר זמן בעסק ופחות ופחות בחיים שלנו מחוץ לעסק.
  • האם אני נהנה ממה שאני עושה – כן, בדיוק ככה. אל תתכננו לעשות דברים שאתם לא אוהבים ולא נהנים מהם. חומוס הרי עושים באהבה או לא עושים בכלל וכך האמור גם לגבי העסק שלנו.
  • ליצור בהירות ודיוק  - להבין בדיוק מה אנחנו רוצים, לכתוב ולא לחשוב, להיות מפורטים.
  • מה מתאים לי באמת - מה אנחנו רוצים / לא רוצים, מה אנחנו אוהבים / לא אוהבים, מה עבד לנו בעבר / לא עבד בעבר, לשחרר – האם אנחנו מוכנים לשחרר דברים שלא עבדו / לא התאימו לנו.
מטרת העל
מטרת העל שלנו היא להגדיל את הריווחיות, להכניס יותר כסף, לכן ראשית נגדיר את יעדי המשנה שלנו. יעדי המשנה, הם תחומים שונים הנוגעים לפעילות העסקית, ששינוי חיובי בכל אחד מהם בנפרד ובכולם ביחד יכול לתרום לשינוי משמעותי בהכנסות ולגידול ברווחים.

יעדי משנה לדוג'

  • הגדלת ריווחיות
  • הגדלת מספר לקוחות
  • דיוק בתמהיל הלקוחות
  • העלאת מחירים
  • דיוק בתמהיל השירותים / מוצרים
  • התייעלות בשעות העבודה
  • פיתוח עסקי של מוצרים / שירותים נוספים
  • קהל יעד חדש
  • האם אני רוצה לפתח שת"פ
אחרי שהגדרנו את יעדי המשנה שלנו, עלינו לבנות תכנית עסקית התפורה לעסק שלנו ומתאימה לנו, לא תכנית של עסק אחר ולא תכנית שאנחנו חושבים שאולי תתאים לנו.

שלבי העבודה:

איסוף נתונים:
  • מה היה היעד בשנה שעברה?
  • בפועל, האם עמדנו ביעד הזה – לאן הגענו?
  • מה קרה בשנים האחרונות?
  • מה יחס ההכנסות / הוצאות שלנו
  • מה קורה בעסק שלנו עונתית / מחזורית
  • כמה העסק שלנו מבוסס - מדד היציבות של העסק שלנו


מה מספרים המיספרים?

  • הכנסות - הכנסות קבועות, הכנסות משתנות
  • הוצאות - הוצאות קבועות, הוצאות משתנות, כמות לקוחות – גידול / יציבות / קיטון
  • כמות עבודות / הזמנות – גידול / יציבות / קיטון
  • היקף עבודות – גידול / יציבות / קיטון
  • תמהיל העבודות שלנו – כמה עבודות מכל סוג
  • בלתמי"ם 
    •  מה תכננו ומה קרה, מה לא קרה, מה קרה ולא היה מתוכנן
    • בלת"מ חיובי / שלילי - האם היו, מה היה וכמה היה.
    • מה המציאות אומרת לנו
תכנון:

  • בניית דרך פעולה נכונה להשגת היעד שאותו אני מציב לעצמי – הטווית הפעולות הנדרשות באופן מפורט ומסודר כדי להגיע לכל יעד משנה שהצבנו לעצמנו.
בקרה:

  • קביעת תחנות עצירה בדרך כדי לוודא :
    • לאן רצינו להגיע ולאן הגענו
    • מה עשינו ממה שקיבלנו על עצמנו
    • מה לא עשינו
    • מה עבד לנו ומה לא עבד לנו
    • האם אנחנו ממשיך לאותו היעד
    • הגדרת יעד חדש
    • מסקנות אישיות
    • מסקנות עיסקיות

וגיל?

גיל ואני בנינו תכנית עסקית לשנת 2018, ישבנו עליה ביחד, חפרנו, כתבנו, דייקנו, התווכחנו, צחקנו, מחקנו, כתבנו שוב והתכנית, היא כבר יוצאת לדרך.


בהצלחה!


דן כהן - מאמן אישי ומנטור עסקי

אין תגובות:

פרסום תגובה